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职业院校运营管理系统化、规范化、精细化、信息化的基本原理

随着我国职业教育改革深入推进,教育主管部门和职业院校日益重视学校内部管理品质、管理能力和教学质量。

我们需要结合现代管理学理论、学校管理学的基本原则,找到适合我国职业院校的管理理论体系、方法体系、工具体系,推动职业院校运营管理系统化、规范化、精细化、信息化。

经过十多年的探索研究,依能管理科学研究院提出了职业院校四化管理的概念模型,包括管理四化、八大原则、三大系统和一大软件平台,帮助学校提升竞争力,促进学校健康和可持续发展。

图 “四化”管理的概念模型

一、学校管理四化

系统化

系统化管理强调基于系统观和系统思维法去认识管理对象,把管理对象当成由各种要素组成的整体,客观分析要素间相互关系,找出最优解决方案,避免以偏概全,或仅凭管理者的个人经验、直觉拍脑袋决策。

例如,学校发现一门课程的教学评价很低,往往简单粗暴地下结论归因于教师。而根据系统观,我们应从学校、教师、学生等可能影响教学效果的各种因素着手,找出真正原因,才能切实改进教学、解决问题。

通过对系统组成要素及其关联关系的科学分析,聪明的管理者往往能够设计出逻辑自洽、自我矫正、结果收敛的机制,驱动系统高效运转,这是管理智慧的体现。

规范化

从前,一个寺庙的主持让一个和尚负责为和尚们分粥。逐渐地,负责分粥的和尚自己能吃饱,他的朋友也能吃饱,其他和尚则经常挨饿。和尚们纷纷抱怨。寺庙主持于是改进了管理,让每个和尚轮流负责分粥,和尚们的抱怨减少了一些,但仍然存在问题:轮到自己分粥的和尚及其朋友能吃饱,其他人仍然挨饿。于是,寺庙主持再次改进了管理,规定负责分粥的和尚必须在其他人之后最后一个取粥。因此,分粥的和尚必须十分细致地将每碗粥分得均等,才不至于自己吃亏。问题得以彻底、永久解决。三种分粥的机制生动体现了管理智慧的差异、管理水平的逐渐递进。

规范化管理要求学校根据自身特点和内外部环境制定合理的规章制度、工作流程、工作标准等,将已经取得的成功经验、方法固化形成规范,将复杂的事情简单化、条理化、规则化,甚至模板化、流程化、自动化。

从宏观到微观、从外部到学校内部,规范化可分为六个层次,分别是:国家有关法律法规、学校章程、校级规章制度、部门级规章制度,以及岗位工作手册、工作流程、工作标准,最底层是各种支撑工具和整合集成的软件平台。

图 规范化的六个层次

精细化

精细化管理要求管理者运用科学的思维和方法体系,不断完善并优化制度及业务流程,对管理工作追求精心设计、绝对掌控、极致优化。

规范化、精细化管理不应导致形式化、僵化。恰恰相反,通过持续优化,组织可以非常敏捷、灵活,让大象跳舞!

美国管理学大师泰勒早在20世纪初就提出了精细化、标准化管理的思想。泰勒的理论和方法深深影响了二战后日本,并开花结果产生了以丰田精益生产管理为代表的成功企业实践。当代管理学注重系统化、规范化、精细化的管理体系,以及信息化对管理和业务的支撑。

信息化

信息化管理指的是将学校管理理念、规章制度、工作流程、工作标准等融入一个整合集成的软件平台,称为“智慧校园平台”、“智慧校园平台”或“学校运营管理平台”。利用这个软件平台全面支撑学校的各种管理和业务工作。

信息化是对学校运营管理系统化、规范化、精细化的保障和支撑。

二、管理八大原则

经过多年的管理研究和实践,本着化繁为简、追根溯源的原则,依能管理科学研究院从庞大的管理学体系中提炼出了具有公理性、纲领性、普适性的八大原则,以期举一反三、触类旁通,帮助职业院校管理者快速提高管理学理论的理解力,以及科学管理方法的创造能力和运用能力。

这八大原则分别是:PDCA循环、修路原则、对等原则、发三样东西、辩证有度、激活能动性、ITE原则和结果驱动。

八大原则之首,PDCA循环。

PDCA循环又叫戴明环,由美国质量管理专家戴明博士提出并运用于持续改善产品质量的过程。目前,PDCA循环作为一种精细化管理和过程管理方法广泛应用于各种事务管理场合,成为现代管理学的基本原则。知名国际管理水平和质量认证如CMMI、ISO 9000、ISO 14000,以及全球最成功的企业管理方法体系和实践如丰田精益生产管理TPS、摩托罗拉6 sigma、稻盛和夫提出的阿米巴经营模式等,其核心思想均源于PDCA循环。

PDCA是Plan、Do、Check、Act四个词的首字母,基本含义是:做事前有计划并形成规范的文档;按照计划去做;执行过程中有检查并记录;执行完毕有总结改进并形成报告。PDCA循环就是按照这样的顺序不断循环、持续改进的过程。遵循PDCA循环,同类事务每次重复,均在前一次经验和教训基础上优化改进后开展,每次循环都是一次提升,从而不断提升组织能力,完成组织进化。这是实施PDCA循环的一层境界。

做事情的计划环节本身也是一件事,需要遵循PDCA循环。如课堂教学的计划环节是备课,备课工作应遵循PDCA实施计划、执行、检查和总结改进,不断完善??翁媒萄У牧硗馊龌方凇萄凳?、教学监督、教学评价也一样。这种自我改进的机制一旦形成,教学工作将达到PDCA循环的更高一层境界。

图 PDCA的持续改进过程

PDCA循环强调组织的规范管理,注重“质量、效率、安全”。四个环节中,P和C是确保管理可控的关键;A强调持续优化、改进和创新,是灵魂。

八大原则之二,修路原则。

若两个人在同一位置摔倒,作为管理者首先不应责怪人,而应该考虑路是否有问题,路顺畅人就不会摔倒。

“路”指学校规章制度、工作流程、工作标准、工具方法体系等,修好路可以有效降低师生员工犯错、出错的概率。规范化、精细化管理是修路原则的典型运用。

八大原则之三,对等原则。

从达成学校目标角度来看,对等原则是指:学校要什么,教职工做到了就应给予相应回报奖励;不要什么,教职工做了就要给予相应惩罚;另一方面,学校要什么,就要有检查机制,并对检查结果兑现奖惩。其理论基础是现代管理学对人性的基本假设——追求快乐、逃离痛苦、自私和趋利。所以,学校管理者不应苛求教职工的自觉性,不应只靠“党性”和“主义”来要求教职工,而应通过合理的奖惩机制引导和激励教职工。

从满足教职工个人需求角度来看,对等原则理解为:教职工要什么学校才给什么,不要什么就不给什么。其理论基础是麦克利兰激励理论。该理论认为,职场人有成就、权力和归属三种需求。学校管理者可通过心理测评来判定某个教职工的这种需求倾向性。对成就倾向者委以重任;对权力倾向者赋予管理职责;对归属倾向者给予组织关怀和接纳。做到知人善用、人尽其才、有效激励。

八大原则之四,发三样东西。

学校应给教职工发钱财、发快乐和发成长。通过科学的薪酬绩效管理体系,做到合理地“发钱财”;建设优秀的文化系统,给教职工“制造”很多快乐;打造具有竞争优势的职业平台,为教职工提供人生发展的成长空间。精心做好“发三样东西”能极大地增加教职工满意度,提高学校的人力资本实力。

八大原则之五,辩证有度。

一切事物都是相对的、一分为二的,需要辩证地看待。作为管理者,应当摒弃绝对的对/错观、零/和观,避免孤立、静止、简单、极端地看待问题。管理者之间的能力水平差异,往往不在于判断一件事物的对错,而在于度的把握能力,即找到最优解决方案的能力。

八大原则之六,激活能动性。

能动性指人的主观意识和实践活动对于客观世界的反作用,也称为主观能动性,它强调人区别于机器,可以主动、自觉、有目的、有计划地反作用于客观世界。

主观能动性强的人,为了达成任务目标,会主动分析并灵活运用组织提供的工具和方法;当现有工具和方法难以奏效时,又会主动去分析、寻找解决办法;甚至还会自我反思,自我调节心智模式,优化个人行为。

学校永远不可能对所有事务都事先给出完美的、普适的解决办法,永远需要每位教职工在遵循基本规章制度的前提下,充分发挥主观能动性,具体问题具体分析,才能做好分派的工作。

八大原则之七,ITE原则,又称因变而变原则。

计算机执行指令有顺序执行和选择执行两种方式。if、then、else是典型的选择执行语句,ITE是这三个词的首字母。

ITE原则要求我们在做计划时,须考虑到可能的变化并给出预案措施,而不要简单化;在执行时须根据环境变化灵活应对,而不要僵化。

八大原则最后一条,结果驱动。又称为“结果导向”、“目标导向”。

指做任何事情,需要弄清楚目标是什么、想要得到什么结果,一切行动皆是为了通过达成特定的阶段目标,从而实现最终目标。

在管理制度、工作流程设计时,尤其需要注重结果导向,反对形式主义,反对僵化、低效的过程管理;此外,结果驱动原则还注重激活人的主观能动性,强调在工作中根据形势变化灵活调整应对策略达成工作目标。

三、学校三大系统

根据学校管理系统化、规范化的基本要求,完善的职业院校运营管理体系应该包含管理系统、业务系统和文化系统。

管理系统。管理系统包含:教职工薪酬、绩效管理、岗位能力和岗位评聘管理、财务精细核算、资产管理等等。

业务系统。业务系统是指:招生就业管理、教务教学管理、学生管理等。

文化系统。文化系统包含:学校使命愿景、战略规划、师生员工心智引导训练体系、学校视觉识别系统VIS、CIS,以及教职工关怀、学生关怀等方面的制度、规定和实施方法及工具系统。文化系统承担着调节师生员工的心智模式、价值观,建设和谐校园、美好校园的重要职责。

学校一切工作的最终目的是培养人才。业务系统直接负责人才培养,管理系统是人才培养的后勤和保障,文化系统是确保学??沙中⒄沟娜硎盗?。

四、一大软件平台

职业院校运营管理做到系统化、规范化、精细化、信息化,各项工作依据管理系统、业务系统和文化系统的指导有序开展,各部门和岗位、每一位师生员工时刻都会创造大量信息,因此需要一个整合集成的软件平台,对这些信息进行及时采集、传输、分类、加工、存储,以及便捷检索、提取并分权限展示和共享这些信息,以支撑各项工作,并为学校领导提供决策支持。这样的软件平台,称为“智慧校园平台”、“智慧校园平台”或“学校运营管理平台”。

图 整合集成的学校运营管理平台架构图

我们相信,遵循八大原则,运用四化管理的原理和方法,建设好学校管理系统、业务系统和文化系统,在整合集成的运营管理软件平台支撑下,职业院校的运营管理能力、办学水平和质量将快速提升,教职工尤其是干部队伍将迅速成长,成为具有良好社会知名度和行业影响力的职教名校!

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