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摘要:依据现代管理学的基本原理和信息技术的最新成果,结合我国职业院校的特点和管理实践,本文提出了职业院?!八幕惫芾淼母拍钅P?,包含学校管理的四大原则、三大系统和一大平台,以及学校管理“四化”——系统化、规范化、精细化、信息化,目的在于推动职业院校教学与管理水平和能力的提升。

关键词:学校管理、“四化”管理、智慧校园平台

随着我国职业教育改革深入推进,教育主管部门和学校都已开始重视学校内部管理品质、管理能力和课程教学质量。因此,需要结合学校管理学的基本原则、现代管理学理论,研究适合我国职业院校的管理理论体系、方法体系、工具体系,实现职业院校管理系统化、规范化、精细化、信息化。

一、职业院校管理的四大原则

PDCA循环

PDCA循环由美国质量管理专家戴明博士根据休哈特构想挖掘提出,用于持续改进产品质量,被称为戴明环。目前,PDCA循环已跨越质量管理领域,成为最重要的规范管理和过程管理方法,广泛应用于企业管理[1]、教育管理[2]等各种管理场合,并成为ISO9000、ISO14000、CMMI等国际管理水平和质量认证,以及TPS、6sigma、amiba等全球优秀管理体系的核心思想和方法。

PDCA循环的基本内涵:P(Plan计划),做事前有计划并形成规范的文档;D(Do执行),严格按照计划去做;C(Check检查),比照计划和组织的标准检查并记录执行情况;A(Act改进),事毕总结,给出改进方案并形成报告。同类事务每次重复,均在上次优化改进基础上开展,通过这种持续改进,不断提升组织能力,完成组织进化,如图1。此外,计划、执行、检查、改进工作本身也是一项事务,需要遵循PDCA循环,对其实施计划、执行、检查、改进,这是对PDCA循环更高层次的理解。

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图1 PDCA循环促进组织能力进化

修路原则

若两个人在同一位置绊倒,作为管理者首先不应责怪人,而应该考虑路是否有问题,这就是修路原则?!奥贰敝腹娣蹲橹透鋈诵形墓嬲轮贫?、工作流程、岗位工作手册、工具方法体系等。职业院校管理的“修路”工作主要有:①完善规章制度,让所有人员照章办事;②规范工作流程,降低犯错率和对人的依赖性;③做好培训体系,高效培养教职工队伍;④健全支撑工具,为学校教学和管理服务。

对等原则

追求快乐、逃离痛苦是人的本性。作为学校管理者,对执行过程和结果须有检查措施,针对检查结果要有奖惩。管理领域的对等原则总结为:要什么给什么,不要什么罚什么;要什么检查什么,检查什么奖惩什么。

发三样东西

马斯洛需求层次理论告诉我们,人的需求包含生理、安全、社交、被尊重、自我实现等多方面。笔者认为,职业院校应给教职工发三样东西——钱财、快乐、成长。

发钱财:学校应根据薪酬和绩效管理理论,设计科学合理的薪酬体系;在不违背国家法律法规的前提下,尽量遵循社会学、心理学、决策行为学原理,设计合理的“钱财”发放方式。

发快乐:学??梢圆换ɑ蚧俚那?,为教职工“制造”很多快乐,如舒适的环境、和谐的人际关系、及时的精神奖励等。学校应要求各级领导和部门将“发快乐”作为重要职责,作为常规工作,并进行制度化安排。

发成长:学校应立志高远、做好愿景规划,为教职工提供卓越的职业发展平台和公平、公正、公开、包容、竞争性的职业机会。如果学校没前途,或教职工个人有更高的追求,应允许其寻找更好的平台。

二、职业院?!八幕惫芾淼幕灸诤?/h2>

系统化管理

系统化管理强调基于系统观、采用系统方法认识客观事物,主张把管理对象当成由各要素组成的整体,基于客观数据,运用科学方法全面、系统分析,从而找到完整、最优的解决方案。学校领导尤其需要掌握系统化管理,提高科学决策水平。例如,学生对一门课程教学评价很低,不应简单归因到任课教师,可借助思维导图工具,运用系统思维法从学校、教师、学生三方面全面分析影响课程教学效果的各种可能因素,找出问题所在,给出完整、最优的解决方案。

规范化管理

为了提高工作效率和质量,防范错误或风险,职业院校应将已经取得的成功经验、方法固化形成规范,将复杂的事情简单化、条理化、规则化,甚至模板化、流程化、自动化,制定完善的校级、部门级规章制度、岗位工作手册、工作流程。

精细化管理

精细化管理是一个组织对管理工作追求精心设计、绝对掌控、极致优化的表现,强调运用科学的思维和方法体系,遵循PDCA循环,不断完善并优化制度、体系及业务流程,如岗位工作手册、工作标准、模板化文档等。认为精细化管理意味着僵化、形式化是对精细化管理的误解,卓越的管理不是僵化,而是灵活,“大象”不但可以跳舞,而且还可以跳华尔兹、探戈。

信息化管理

《国务院关于加快发展现代职业教育的决定》(国发〔2014〕19号)明确要求“提高信息化水平”;《职业院校管理水平提升行动计划(2015-2018年)》将“管理信息化水平提升行动”列入重点任务。信息化管理就是将学校的管理理念、规章制度、工作流程等融入智慧校园软件平台,支撑教学和管理业务,实现系统化、规范化、精细化管理。

三、职业院校管理的三大系统和一大平台

管理系统

职业院校的管理系统主要包括管理制度体系、薪酬体系、岗位能力模型、绩效评价体系、行政后勤管理、教职工职业生涯规划等。

管理制度体系。学校应根据自身特点形成完备的制度体系,规范人员行为,包括做什么、如何做、做好的标准、奖惩措施及风险防范等。校级规章制度一般由校长办公室牵头制定并形成《学校制度汇编》,通过印刷手册、办公OA平台等方式发布;部门级规章制度一般由各职能部门牵头制定并形成《部门规章制度》,报学校备案。制度的科学性、合理性与特定时期和条件相关,需按照恰当流程、遵循PDCA循环不断修订和完善。

薪酬体系。运用科学的岗位价值评估方法,制定岗位薪酬标准,确定岗位薪酬构成,形成从低到高的梯级薪酬体系。职业院??山杓笠档男匠晟杓品椒?,参照三大类岗位(专业技术人员、管理人员、工人)的工资级别体系,遵循平滑过渡、循序渐进、逐步规范的原则,制定一个唯一贯通的梯级薪酬体系,如:薪酬等级从低到高1~50级,相邻等级差8~10%(心理学认为人的最小感觉差为10%)。

岗位能力模型。分析岗位工作内容,编制岗位工作手册,确定各个岗位所有能力点,称为岗位能力建模。一个岗位所有能力点的集合构成该岗位能力模型。职业院??山谖荒芰Φ慊治∧芰?、通用能力和专业能力三大类?;『屯ㄓ媚芰σ话阌裳H耸?、教务处制定并组织培训,专业能力一般由相应业务或职能部门制定并组织培训。

绩效评价体系。针对不同岗位类型设计评价指标和评价量表,对每位教职工的岗位履职情况和工作业绩进行评价。一般由上级对下级通过绩效面谈方式实施月度绩效评价;根据360度测评方法采用上级对下级、下级对上级、同级之间及客户(内部客户、外部客户)评价方式,对干部进行年度绩效评价。

行政后勤管理。根据“修路原则”,学校应建立完备的行政后勤管理规章制度、工作流程、岗位工作标准等;遵循 “PDCA循环”原则不断优化行政后勤管理各项工作;运用“对等原则”、“发三样东西”原则激发行政后勤干部、职工的工作热情,为教学和管理工作提供有力的支撑与保障。

教职工职业生涯规划。教职工在每年末规划未来1~3年内期望从事的岗位、岗位等级和职务晋升计划,明确个人职业发展方向,结合规划岗位的能力模型确定个人学习内容。岗位能力要求和工作业绩是否达标,是教职工岗位等级、薪酬等级晋升的评判依据。

业务系统

围绕育人这一核心任务,职业院校的业务系统可以分为教务管理、教学管理、学生管理、招生就业管理等。

教务管理。教务管理包含专业人才培养方案制定、学期教学任务安排、选课、排课、课程教学监督与管理、教师管理等。教务管理最主要的规范工作有三个方面:①制定规范的专业人才培养方案;②制定规范的课程教学大纲;③通过教务管理软件平台实施课程教学全过程规范化、精细化动态管理。

教学管理。通过建立制度规范、流程化管理、合理的监督考核机制和恰当的软件支撑平台,确保教师在教学中做到备课、上课、作业布置及批阅、辅导答疑、实验指导、成绩评定环节“六认真”。

学生管理。职业院校学生管理的主要工作包含培养学生的职业素养和专业技能、帮助学生树立正确的价值观、规范学生行为、及时掌握学生动态、保障学生安全等。班主任及学生管理部门可借助软件支撑工具实施规范化、精细化管理,记录学生管理工作过程痕迹、分析学生行为、指导学生管理。

招生就业管理。完善招生就业管理的制度规范及流程、分析社会和行业需求、合理制定招生计划、做好校企合作及就业服务等是招生就业管理的主要工作。运用软件支撑工具规范工作流程、管理业务数据,为分析、决策提供依据。

文化系统

文化系统帮助学校更好地实现育人目标。文化系统应包含CIS(学校识别系统,含视觉识别系统VIS)、战略规划、心智模式、思维方法,以及具体的落地实施方案等,其建设及实施需要职能部门、管理及业务部门的共同推进,如教职工生日及节日关怀、仪式庆典等。文化系统的实施载体和手段多种多样,可通过智慧校园软件平台推送慰问短信至邮件、手机、QQ、微信等,通过门户网站、刊物、宣传片、校园电视台、数字广播,宣传栏、文化墙进行宣传展示。

智慧校园软件平台

美国著名信息专家诺兰(Nolan)将一个机构的信息化发展阶段和应用水平划分为初装、普及、控制、应用整合、数据管理和成熟应用六个阶段。根据诺兰模型,只有发展到应用整合阶段,信息化才能全面支撑并深入融合学校管理和教学业务。

我国大多数高校目前正处于受信息孤岛困扰的“控制”阶段,而大多数职业院校尚处于“普及”阶段。因此,建议职业院??山ㄉ枵霞傻闹腔坌T叭砑教?,跨过“控制”阶段直接进入“应用整合”阶段,实现管理和教学业务系统应用整合。

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图2 职业院?!八幕惫芾淼母拍钅P?/p>

四、总结

基于以上分析,本文总结出职业院?!八幕惫芾淼母拍钅P?,见图2。职业院??筛軵DCA循环、修路原则、对等原则、发三样东西四大管理原则,设计科学合理的管理系统、业务系统和文化系统,并利用整合集成的智慧校园软件平台支撑这三大系统高效运行,实现管理系统化、规范化、精细化、信息化,从而极大地提升我国职业院校管理水平和教学质量。

参考文献:

[1] 吴军. 企业PDCA管理模式探究[J]. 管理观察,2013

[2] 史俊玲,江永玮. 从教育管理模式来分析传统教育对中国教育现状的影响[J]. 科教文汇,2006

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