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职业院校信息化应用的陷阱与对策

美国著名信息化专家诺兰将一个机构的信息化发展水平分为初装、普及、控制、应用整合、数据管理和成熟应用六个阶段。这一论断被信息化专家广泛接受并成为共识,称为诺兰模型。

初装阶段,学校主要投入计算机设备、校园网络建设,往往乐于展示其计算机和网络设备。普及阶段,计算机、网络建设基本到位,学校逐步推动软件在教学和办公管理中的应用,并逐步建设支持各部门、各岗位管理和业务工作的各种软件系统,处于普及阶段的学校往往乐于展示其丰富多样的软件应用而不是硬件设备。当学校各部门独自建设的管理和业务系统越来越多,逐步形成大量信息孤岛,部门之间信息不能共享、数据往往相互矛盾,导致各种抱怨、纠纷和冲突,管理者往往对信息化建设投入持抵制态度,这便是“控制阶段”的典型表现。为了解决信息孤岛,学校要么将现有应用系统整合集成,要么全新建设一个整合集成的软件平台,实现各部门、各种管理和业务系统信息共享、数据一致,学校的信息化水平进入层次较高的应用整合阶段。当利用这个整合集成的软件平台支撑学校的各种管理和业务并持续一两年后,将会积攒大量宝贵数据,对这些数据深入挖掘、利用其价值,为科学决策提供支撑,可提高学校办学质量和管理水平,诺兰将此阶段称为“数据管理阶段”。信息化发展的最高阶段称为“成熟应用阶段”。目前尚无任何学校达到“数据管理”和“成熟应用”这两个高级阶段。因此,尽快跨越“控制阶段”进入“应用整合”阶段,是我国职业院校信息化建设的当务之急。

1诺兰模型的六个阶段

在信息化建设和应用方面,人们往往存在一些认识误区,容易掉入陷阱,给信息化应用带来阻碍。针对这些误区和陷阱,依能管理科学研究院提出了一系列解决方案。

每个学校的管理和业务各具特点,软件平台完全定制开发周期长、费用高、风险大,并且仍然难以保证业务后续变化的适用性,并非一劳永逸的解决办法,选择恰当的通用软件平台往往是明智之举。

一、通用软件平台有哪些技术手段满足个性化需求呢?

方案一:用户可修改默认参数满足业务变化需求。

比如允许任课教师修改课程总成绩的构成项目及各部分占比,可满足不同学校、同一学校不同课程成绩考核要求。

方案二:用户可自定义码表满足业务个性化需求。

比如可按照一般情况设置初始的教职工职称系列码表,学校情况变化以后,系统维护人员可自行修改。以用户自定义码表设计的通用软件,可满足不同学校的个性化和同一学校不同时期的变化。

方案三:利用通用报表工具定制开发个性化报表。

比如学生成绩通知单,可利用通用报表工具,根据各学校的业务需求,快速实现个性化的成绩通知单功能,通用软件的主体部分仍维持不变。

方案四:通过用户自定义协同数据表,灵活配置参与人员操作权限来支持逻辑简单、数据量小、需要协同加工和信息共享的业务场景。

这类需求往往重要性不高,定制开发必要性不大,但学校各部门、各岗位都有大量的需要。自定义协同数据表基本能满足这类需要,并且降低了通用软件的复杂度,增强了对学校个性化、多样化和动态变化业务的适应能力。

如利用协同数据表创建一个“班费收支记录”模板,各班主任可创建自己的“班费使用台账”,赋予本班学生相应的编辑或查看权限。

方案五:采用基于用户权限的个性化菜单

一个整合集成的学校运营管理平台,其全部菜单项数以千计,若每个用户均显示所有菜单项,将导致软件功能查找十分不便。而根据用户角色和管理域权限,仅显示其有权访问的菜单和业务数据,可减少干扰、降低用户使用难度,防止数据非授权访问、确保信息安全,大幅提高工作效率。

方案六:软件功能组件化,可装配生成个性化应用系统。

特定人员,如班主任、实习指导老师会经常使用某些功能,他们可能提出新的应用系统需求。若针对特定人员重新开发应用系统,将增加软件平台的复杂度,也会增加学校的经费投入。软件功能组件化能够很好地解决这种需求。比如从教务、教学、学生管理、招生迎新等系统中,摘取相关组件,可装配生成个性化的班主任工作系统。

二、信息化程度高并不意味着任何操作都由线上软件自动完成,而是线上、线下合理分工。

软件生成的数据条目、行列顺序和格式往往是固定的,难以满足所有的应用场景及文档格式需求。将学校运营管理平台软件生成的数据导出文档下载,利用Office办公软件甚至更加专业的工具,进行加工分析或排版美化,以满足实际工作中多种多样的需求。

三、业务性质差异将影响信息化实现方式,如窗口/非窗口业务、长流程/短流程事务。

我们把发生频度高、功能和操作较为固定的业务称为窗口业务,如财务报账、学生缴费等。针对窗口业务的信息化应用,要求软件支持固定的操作流程,界面功能固化、操作效率高。

我们把那些应用场景和操作方式不固定的业务称为非窗口业务,这些业务往往需要从信息系统获取数据,如学生住宿情况、成绩查询等。针对非窗口业务的信息化应用,要求软件提供便捷的信息查询功能,为线下操作提供数据支撑,但一般不具体要求数据的表现形式和结构,因为需求是多变的,可以通过线下处理满足需求。

诸如政府主管部门发文处理、教职工请假审批这样的事务,需要由相关主管干部根据事务内容决定办理方式和下一节点的流程走向,而不能事先指定工作流向。这样的事务称为长流程事务,需要流程引擎支持实现,协同应用操作较为复杂。

而另外一些事务,诸如临时事务交办、工作报告等,往往是点对点的信息沟通与反馈。这样的事务称为短流程事务,不需要流程引擎支持、不必采用长流程方式办理,操作简单、工作效率高。否则,将会挫伤教职工应用信息化平台的积极性。

四、软件功能工具化思维

将一些通用的操作以独立的工具??槭迪?,而不是僵化地嵌入到各个业务应用系统中。软件功能工具化能够较好地满足业务灵活性要求、用户习惯个性化要求,以一套通用的工具化??橹С治耷疃啾涞挠τ贸【?。学校运营管理平台中,可以工具化的??橛校盒荼?、表单流程事务办理、工作报告、工作日志、知识管理、部门档案管理、GPS人员定位、即时通信应用、消息推送应用等等,学校各部门、各岗位人员,均可根据授权和制度规定使用这些工具。

五、用户权限与安全管理

优秀的管理软件一般都采用基于角色和管理域的权限控制模型。学??山桓龈谖蝗粘9ぷ饔弑傅娜ㄏ薷秤枰桓鼋巧?,并将角色以岗位命名。一个人可以担任一个或多个角色,一个角色也可以赋予一个或多个人。对每个人可以限制其管理域,即其有权限管理的部门。一个用户的实际权限为其管理域下所担任角色权限的集合。

对于安全要求很高的操作,如财务资金管理、系统日志操作、用户权限分配等,可以采用指纹、虹膜、人脸识别等方式进行二次生物认证,避免因密码泄露导致安全事故。

此外,现代信息管理系统对于用户密码甚至敏感的业务数据均采用加密传输和存储。从理论和逻辑上杜绝安全漏洞,确保信息化环境的安全性比传统管理方式更加可靠。

六、跨系统数据交换的实现方式

学校运营管理平台内部各系统之间一般应自动实现信息共享和数据交换。与外部系统的交换数据,一般采用两种方式。第一种方式是,系统间通过接口自动或手动激活调用数据,这要求两个系统相互开放技术调用接口并相互许可认证;另一种方式是,一方导出数据文件,经人工简单加工后导入另一方系统实现数据交换。大多数情况下,后一种方式更为现实。

七、学校运营管理平台建设方式

信息化起步较晚的学校,可以全新建设一个整合集成的运营管理平台,全面支撑学校管理和教学业务,使学校信息化应用水平跨入诺兰模型中较高层次的应用整合阶段。

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2 整合集成的职业院校运营管理平台架构图

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(一)自建数据中心。学校需购买服务器、存储和运营管理平台软件,建设数据中心机房,并自行运维管理网络环境及软硬件设施。在校生规模3000人以上的学校,适合采用自建数据中心方案。

(二)购买设备托管。学校需购买服务器、存储和运营管理平台软件,将设备托管到电信运营商机房,并自行运维管理软硬件设施。愿意选择这种方案的学校较少。

(三)IaaS云服务。学校需购买运营管理平台软件并安装部署到云服务商虚拟机系统,自行运维管理软件系统。新校区尚未完工、校园网设备尚未到位,但又想尽快使用软件平台、有相当规模的学校,适合选择IaaS云服务方案。待学校数据中心建成后,可将软件平台和数据从云端迁入校内数据中心。

(四)SaaS云服务。学校无需购买数据中心硬件和运营管理平台软件、无需建设数据中心机房、无需自行运维管理数据中心,只需向专业服务商支付SaaS云服务费用,即可使用其提供的学校运营管理平台云服务。在校生少于2000人的学校,建议选择SaaS云服务方案,可极大地节省建设和运营成本。

八、校园网运维管理

为了维护和管理校园网络基础设施和应用系统,学校应建设自己的校园网运维团队,保障信息安全和运营管理平台有效运转。

运维团队应包括计算设备维护人员、上网行为管理人员、网络系统维护人员、数据中心设备管理人员以及运营管理平台管理人员。越往下,对岗位人员的技能要求越高。

此外,学校应健全并严格执行校园网运维管理制度体系,减少全校师生员工和校园网运维人员出错、犯错的概率。这些制度包括网络信息发布管理制度、信息安全管理制度、学校运营管理平台使用规定、计算机及网络使用规定、校园网络系统管理制度、学校运营管理平台运维管理规定等。

避免人们常见的认识误区,跳出信息化应用陷阱,成功地用一个整合集成的软件平台支撑学校运营和管理,是我国职业院校信息化建设和应用必须面对和解决的问题。

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