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信息化办公平台

结合学校的管理和教学需求,将企业级的效率工具如每日工作PDCA、工作报告、任务交办、项目管理、工作任务管理、管理看板、学校知识库、档案管理等植入到学校应用,并支持手机客户端操作。学校运用这些工具支撑日常工作,为教职工工作增效,为干部决策和管理赋能,可提大提升全员工作效率和学校管理水平。

应用需求

个人时间管理效率低

我们经常抱怨时间不够用,总是很忙,但工作效率却不高,有效的时间管理工具,可以帮助我们明确每天要做哪些事?哪些事优先级更高?哪些紧急,哪些重要?

线下审批流程执行难度大

  • 部分审批流程需要领导审核,领导又出差,不在学校,导致很多审核手续无法继续 ;
  • 学校规章制度制定出来后,要求按制度办事,但制度执行人可能因为某些其他原因导致制度执行失败。

会议开展难度大

  • 学校往往因场地不足,人员出差在外等情形导致会议不能如期举行或缺席人员较多,会议精神传达不及时;
  • 若多校区召开统一会议,参会人员往返耗时较多,差旅成本增加。

缺乏灵活的消息推送和反馈机制

学校教职工之间、师生之间、学生与学生之间的很多沟通交流,更多依靠电话、手工短信、QQ等方式解决,基本处于手工操作状态。

工作汇报和项目协作管理不够灵活

学校有一个课题研究项目,计划中每个阶段中有不同任务,需要不同的人去做。现在想对这个项目进行管理,每个任务由谁在执行,进度如何?有什么问题和风险?

共享文化缺失

学校各部门、各岗位工作资料凌乱存放、随意存储,学校的大量知识,分散保存在各个服务器、各个系统、个人电脑、甚至个人的头脑中,导致信息共享困难,协同办公效率低下。关键教职工离职,学校业务、文档、重要数据可能丢失。

管理者无法即时掌握学校各业务环节的准确数据

学校日常管理工作中,各业务部门存在很多需要向各级汇报数据的情形,如向校长汇报各专业招生情况、学生毕业情况等。若各汇报人进行人工统计将耗费大量时间和精力,且难以保证数据的即时性、准确性;若校长登录智慧校园平台自行查找,也会耗费一定时间。

功能亮点

每日工作PDCA

根据个人时间管理“四象限法则”、“六点优先工作法”和PDCA原则,教职工应根据事务的轻重缓急提前做好每日工作安排并按计划执行,每日工作结束时进行总结。教职工可利用“每日工作PDCA”工具,计划、记录和总结日常工作,帮助其提升个人时间管理能力和工作效率,不断优化自我管理;上级领导可快速浏览每位下属的工作,便于查看和监督管理。

表单流程协作

表单流程协作提供传统OA系统流程表单功能,学??筛莨嬲轮贫?、结合学校的实际情况,将一部分过去通过纸质签字审批的流程提取出来,通过表单流程协作,自定义各种业务表单模板及流程,实现无纸化办公,使得各种审批手续变得简单、快捷、规范。

分会场

分会场看板是开展“主会场现场会议+分会场视频会议+个人终端视频会议”会议新模式的重要支撑工具。如多校区召开统一会议时,各校区通过网络会议同步参与,可减少时间消耗和差旅成本;对于会场容量不足的大型会议,通过多个会议室同步开展,能够降低场地租赁成本;而出差人员可使用个人账号,通过手机或电脑同步参加视频会议。

消息推送

日常管理和业务工作中,往往存在一些需要将信息及时告知相关人员的情况,如课表变更、重要通知、临时会议等。应用“消息推送”工具,可设置将消息通过短信、微信、即时通信信息、邮件消息等多种方式将信息即时推送到相关人员,让用户随时随地都能接收到与自己相关的消息,有效提高沟通效率;学校管理员可手动配置选择需要进行短信消息推送的业务??橐约巴扑偷姆绞?。

工作报告

日常管理和业务工作中,可借助“工作报告”工具提交例行报告(如周报、月报、季报、年度)和临时报告(如阶段性工作报告、调研报告),事后可按报告类型、重要级别、报告人、主送人等进行查询或统计分析。通过电脑、手机提交报告或进行批示,不仅提高效率,更能保障工作的及时性。

项目协作

“项目协作”工具可以帮助学校管理一个有一定时间跨度(持续时间5至120天)、涉及人员较多(参与人数5至10人)的项目,能有效控制项目进度及风险,将项目计划等文档模板化,对项目文档统一归档。比如:省级示范校建设项目、专业建设项目、周年庆活动项目、迎新工作、校庆筹备等。

管理看板

学??山柚肮芾砜窗濉?,将来自智慧校园平台各个应用系统的业务数据,通过电视等大屏展示终端以类似PPT的方式直观呈现各种数据数据报表,让管理者实时查看相关信息动态,掌握工作进展。管理看板主要应用在各级领导及处室办公室。为保障学校信息安全,需根据看板位置配置看板内容,登录后展示该账号权限的各种业务数据统计报表。

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